Hoe je in 1 maand jouw administratie op orde krijgt

Geen stress meer over bonnetjes, deadlines of belastingaangiftes. Voor veel ondernemers is de administratie een last. Niet omdat ze het niet snappen, maar omdat het nooit écht lekker staat. Bonnetjes slingeren rond, facturen zijn half verwerkt, en die ene btw-aangifte zit nog steeds ergens achter in je hoofd. Je weet dat het anders moet, maar je hebt geen tijd, geen zin of weet niet waar je moet beginnen.

Toch is één maand genoeg om je administratie volledig op orde te krijgen – mits je het slim aanpakt. En het mooie is: het hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn.

Waarom administratie vaak blijft liggen

De meeste ondernemers willen best hun administratie netjes bijhouden, maar het systeem ontbreekt. Ze hebben geen structuur, geen routine en geen tools die écht voor ze werken. Daardoor wordt de administratie iets dat je 'even' doet tussen de bedrijven door – totdat het zich opstapelt. Wat volgt is stress, tijdverlies en uiteindelijk boetes of gemiste aftrekposten.

Maar stel je voor dat je aan het eind van de maand precies weet hoe je bedrijf ervoor staat. Geen zoekgeraakte bonnetjes meer, een sluitende administratie, en btw-aangiftes die je met één klik verstuurt. Dat is niet alleen haalbaar, het is makkelijker dan je denkt.

Week 1: Opruimen, kiezen en opstarten

De eerste week draait om overzicht. Verzamel álle losse administratie – digitaal én op papier. Bonnetjes, facturen, Excel-bestandjes, bankoverzichten, e-mails met betaalbewijzen – alles op één plek. Kies vervolgens een boekhoudsysteem dat bij je past. Werk je liever op desktop of mobiel? Wil je alles uitbesteden of zelf bijhouden? Laat je adviseren, maar kies een oplossing die je begrijpt en vertrouwt.

Bij ProSabt helpen we starters met deze keuze, en zorgen we dat je administratie direct op de juiste manier wordt ingericht. Denk aan rekeningschema’s, btw-codes, koppelingen met je bank of webshop, en een archiefstructuur die logisch werkt.

Week 2: Inhalen en automatiseren

In de tweede week begin je met het verwerken van je achterstanden. Verwerk alle openstaande bonnen en facturen in je nieuwe systeem. Koppel je bankrekening, zodat je niet meer handmatig hoeft te boeken. Maak meteen gebruik van slimme functies zoals automatische herkenning van inkoopfacturen, koppelingen met je webshop of een app om foto’s van bonnetjes te uploaden.

Zodra je ziet hoe snel en soepel dit kan gaan, merk je dat administratie ineens minder zwaar voelt. Automatiseer waar het kan, maar hou de controle. Zo werk je met het systeem – en niet ertegenin.

Week 3: Aangiftes en terugblik

Nu je alles hebt ingevoerd, kun je voor het eerst echt terugkijken. Hoeveel heb je verdiend? Welke kosten heb je gemaakt? Wat moet je reserveren voor de belastingdienst? En – belangrijk – welke aangiftes zijn er de komende maanden nodig?

Gebruik deze week om alvast je eerstvolgende btw-aangifte voor te bereiden. Stel een reminder in, of – beter nog – laat je boekhouder dit monitoren. Bij ProSabt doen we dit samen met klanten, zodat ze nooit meer voor verrassingen staan.

Week 4: Werken aan je nieuwe gewoonte

Nu je systeem staat, is het tijd om een ritme te vinden. Kies één vast moment per week waarop je je administratie bijwerkt – en hou het klein. Vijf tot tien minuten per keer is vaak genoeg. Als je alles direct scant, opslaat en verwerkt, bouw je een werkbare gewoonte op. En dat voorkomt nieuwe chaos.

Maak daarnaast heldere afspraken met je boekhouder over wat jij doet en wat uitbesteed wordt. Samenwerken betekent: jij levert op tijd aan, zij houden overzicht en regelen de rest.

Administratie hoort je helpen, niet belemmeren

Administratie is geen doel op zich – het is een hulpmiddel. Een goede administratie geeft rust, inzicht en helpt je betere beslissingen nemen. Het zorgt dat je weet waar je staat, wat je kunt investeren en waar je risico’s loopt.

Bij ProSabt helpen we ondernemers om hun administratie op te zetten of opnieuw te structureren. Niet met ingewikkelde schema’s, maar met slimme systemen, heldere afspraken en praktische begeleiding. Zodat jij weer kunt focussen op ondernemen.