Wat betekent het als je btw moet verleggen?

Als ondernemer kom je het vroeg of laat tegen: je moet “btw verleggen”. Maar wat betekent dat precies, wanneer is het van toepassing, en hoe zorg je dat het in je administratie goed verwerkt wordt? In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat btw-verlegging inhoudt, geven we voorbeelden uit de praktijk en delen we slimme tips om fouten te voorkomen.

Wat betekent btw-verleggen?

Normaal gesproken breng je btw in rekening aan je klant, draag je die btw af aan de Belastingdienst en mag de klant deze btw weer terugvragen. Bij een btw-verlegging werkt het anders: Je rekent geen btw op je factuur, maar verlegt de btw-verplichting naar je klant. Die klant moet dan zelf de btw aangeven en betalen in zijn eigen btw-aangifte. Dat lijkt een kleine verandering, maar het heeft grote administratieve gevolgen. Als je de btw ten onrechte verlegt of juist vergeet te verleggen, kan dat leiden tot naheffingen of boetes.

Wanneer moet je btw verleggen?

Er zijn meerdere situaties waarin btw-verlegging verplicht of toegestaan is. De bekendste zijn:

1. Binnenlandse verlegging

In Nederland komt de btw-verlegging vooral voor in sectoren waar veel wordt samengewerkt tussen bedrijven, zoals:

• Bouwsector en onderaanneming: bijvoorbeeld als een schilder werkt voor een aannemer.
  De schilder stuurt een factuur zonder btw en zet erop: “btw verlegd”. De aannemer draagt de btw af.

• Afval- en schrootsector: bij handel in metalen, oud ijzer of afvalstoffen.

• Telefoons, chips en elektronica boven een bepaalde waarde: om btw-fraude te voorkomen is verlegging hier verplicht.

2. Internationale diensten binnen de EU

Lever je diensten aan een bedrijf in een ander EU-land, dan verleg je meestal de btw naar dat land. Voorbeeld: je hebt een VOF in Nederland en levert marketingdiensten aan een Duitse BV. Je rekent geen Nederlandse btw, maar zet op de factuur: “btw verlegd naar Duitsland, artikel 44 Richtlijn 2006/112/EG”. De Duitse klant geeft de btw zelf op in zijn Duitse aangifte.

3. Goederenlevering binnen de EU

Verkoop je goederen aan een bedrijf in een ander EU-land? Ook dan verleg je de btw, mits je kunt aantonen dat de goederen daadwerkelijk zijn verzonden of vervoerd naar dat land.

4. Leveringen aan klanten buiten de EU

Bij export buiten de EU (bijvoorbeeld aan een klant in Zwitserland of de VS) geldt een 0%-tarief, maar geen btw-verlegging. Toch lijkt het erop, omdat je ook hier geen btw rekent, het verschil zit in de administratieve verwerking.

5. Btw-verlegging bij import

Als je goederen importeert van buiten de EU, kun je de btw laten verleggen naar je btw-aangifte. Dit doe je via een artikel 23-vergunning. Je betaalt de btw dan niet direct bij de douane, maar verwerkt deze in je reguliere btw-aangifte. Dit verbetert je liquiditeit.

Hoe werkt btw-verleggen op je factuur?

Als je btw verlegt, moet je dit duidelijk vermelden op de factuur. De Belastingdienst stelt dit verplicht.

Een correcte factuur bevat:

• Geen btw-bedrag

• De vermelding “btw verlegd” of “btw verlegd naar afnemer”

• Het btw-nummer van je klant

• Eventueel een verwijzing naar de wettelijke basis, bijvoorbeeld:
  “btw verlegd volgens artikel 12 lid 3 Wet op de omzetbelasting 1968” (voor Nederland)
  of
  “btw verlegd, artikel 44 Richtlijn 2006/112/EG” (voor EU-diensten)

Veelgemaakte fout

Een veelgemaakte fout is dat ondernemers wél btw op de factuur zetten en tegelijkertijd “btw verlegd” vermelden. Dat is tegenstrijdig. Zodra je btw vermeldt, ben jij degene die deze btw moet afdragen — zelfs als de klant die niet heeft betaald.

Hoe verwerk je btw-verlegging in je administratie?

In je boekhouding moet je verlegde btw goed vastleggen, want het telt mee voor je aangifte.

In Nederland (bij binnenlandse verlegging)

• Je zet de omzet in rubriek 1e van je btw-aangifte: “Leveringen/diensten waarbij de btw naar u is verlegd.”

• Je draagt geen btw af, maar registreert het bedrag ter controle.

Bij buitenlandse klanten binnen de EU

• Je zet de omzet in rubriek 3b: “Leveringen aan landen binnen de EU”.

• In de ICP-opgave (Intracommunautaire Prestaties) vermeld je het btw-nummer van je klant en het totaalbedrag van de levering of dienst.

Bij import via artikel 23-vergunning

• Je vermeldt de btw bij rubriek 4a en 5b.

• Hierdoor verreken je direct de verschuldigde btw en de aftrek, zodat je geen voorfinanciering hoeft te doen.

Praktische voorbeelden

Voorbeeld 1 – Bouwsector

Een timmerbedrijf (onderaannemer) werkt voor een hoofdaannemer aan een woningproject. De timmerman stuurt een factuur van €10.000 met de tekst:

“btw verlegd naar aannemer volgens artikel 12 lid 3 Wet OB 1968.”

De hoofdaannemer geeft de €10.000 aan als verlegde btw in zijn eigen aangifte. De timmerman zelf draagt geen btw af.

Voorbeeld 2 – Dienst aan buitenlandse klant

Een Nederlandse VOF levert grafisch ontwerp aan een Belgische BV. Op de factuur staat:

“btw verlegd – dienst aan Belgische btw-plichtige klant, artikel 44 Richtlijn 2006/112/EG.”

De Nederlandse VOF rekent 0% btw. De Belgische BV geeft de btw aan in België.

Voorbeeld 3 – Import met artikel 23

Een Nederlandse BV importeert onderdelen uit China. Dankzij de artikel 23-vergunning betaalt de BV geen btw bij de douane, maar verlegt dit naar de eigen btw-aangifte. Zo hoeft ze het bedrag niet voor te financieren en blijft de cashflow gezond.

Veelgemaakte fouten bij btw-verlegging

1. Onterecht verleggen bij particuliere klanten
   Verleggen mag alleen als de klant btw-plichtig is. Bij particulieren moet je gewoon btw rekenen.

2. Geen btw-nummer gecontroleerd
   Gebruik altijd het VIES-register om btw-nummers te verifiëren. Een ongeldig nummer kan leiden tot correcties en boetes.

3. Verkeerde vermelding op de factuur
   Zet altijd expliciet “btw verlegd”, termen als “btw 0%” of “btw vrijgesteld” betekenen iets anders.

4. Verkeerde rubriek in de btw-aangifte
   Fouten in rubrieken kunnen ervoor zorgen dat de Belastingdienst je aangifte afkeurt of vragen stelt.

5. Dubbele boeking van btw
   Sommige boekhoudprogramma’s boeken automatisch btw terwijl jij deze had verlegd. Controleer dit handmatig, zeker bij buitenlandse facturen.

Slimme tips van ProSabt

• Gebruik een vast factuursjabloon waarin btw-verlegging automatisch wordt vermeld. Zo voorkom je fouten.
• Bewaar transport- en leveringsbewijzen bij internationale leveringen, anders kun je de btw-verlegging niet aantonen.
• Check kwartaalrapportages om te zien of verlegde facturen correct zijn geboekt.
• Voorkom verrassingen door periodiek je ICP-opgave te vergelijken met je facturenlijst.
• Vergeet de tegenboeking niet: bij ontvangen verlegde facturen moet je in je aangifte zowel de btw als de aftrek registreren.

Waarom btw-verlegging handig kan zijn

Hoewel het in eerste instantie ingewikkeld lijkt, kan btw-verlegging juist voordelen hebben:

• Je voorkomt dubbele belasting bij internationale handel.

• Je verbetert je cashflow door geen btw voor te financieren.

• Je vermindert administratieve last in ketens zoals de bouw.

Het is dus niet alleen een verplichting, maar vaak ook een slimme financiële zet als je weet hoe je het goed toepast.

Wanneer is het slim om hulp in te schakelen?

Btw-verlegging lijkt overzichtelijk, maar de praktijk is vaak complex, zeker als je meerdere projecten, landen of leveranciers hebt.
Bij ProSabt Finance kijken we actief met je mee:

• We controleren of de btw-verlegging correct is toegepast.

• We helpen je facturen en administratie goed in te richten.

• En we voorkomen dat je per ongeluk btw misloopt of dubbel betaalt.

Wil je zeker weten dat jouw btw-administratie klopt, of heb je internationale klanten en twijfel je over de regels?

Plan dan een vrijblijvend adviesgesprek!